(趣旨)

第1条　若狭消防組合(以下「組合」という。)における文書等の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(用語の定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

(文書等による事案の処理の原則)

第3条　事案の処理は、文書等によることを原則とする。

(文書等の取扱い)

第4条　文書等は、正確かつ迅速に取扱い、常に事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(総務課長等の職務)

第5条　総務課長は、課等における文書の取扱いが適正に行われるよう指導しなければならない。

(所属長の職務)

第6条　課等の長(以下「所属長」という。)は、課等における文書事務の適正な取扱いに留意しなければならない。

(文書取扱責任者)

第7条　各課等に文書取扱責任者を置く。

(文書管理担当者)

第7条の2　各課等に文書管理担当者を置く。

(文書の種類)

第8条　文書の種類は次のとおりとする。

(文書の記号および番号)

第8条の2　次の各号に掲げる文書には、当該各号に定めるところにより、記号および番号を付けなければならない。

(法規文書等の周知)

第9条　法規文書および令達文書(公表するものに限る。)は、若狭消防組合公告式条例(昭和45年条例第1号)の規定により公示する。

(法規文書等の審査)

第10条　所属長は、次の各号に係る起案文書については、総務課長に合議し、その審査を受けなければならない。

(法規文書以外の文書の書式)

第11条　法規文書以外の文書の書式は、別途定めるものとする。

(組合に到達した文書等の受領)

第12条　組合に到着した文書等は、総務課において受領するものとする。

(課等に直接到達した文書等の受領)

第13条　課等に直接到達した文書等については、その課等が受領する。

(勤務時間外到達文書等の受領)

第14条　総務課の執務時間外において組合に到達した文書等は、当務責任者が受領し、総務課に引き継がなければならない。

(文書等の配布)

第15条　総務課は、第12条の規定により受領した、または前条の規定により引き継いだ文書等を、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(文書の収受)

第16条　主管課の文書取扱責任者は、文書の配布を受けたときは、直ちに閲覧し、自ら処理するものを除き、事務担当者に交付しなければならない。

(重要または異例の文書)

第17条　文書取扱責任者は、閲覧した文書のうち重要または異例のものがあるときは、前条の規定にかかわらず、直ちに上司の閲覧に供し、その処理についての指示を受けなければならない。

第18条　削除

(主管に属さない文書等の取扱い)

第19条　文書取扱責任者は、配布を受けた文書等のうち、その主管に属さないと認められるものがあるときは、その旨を付記して総務課に返さなければならない。

(電磁的記録の受信)

第20条　所属長は、文書取扱責任者に電磁的記録(電子メール(これに類するものを含む。)のアカウント(利用者を識別する符号をいう。)で所属で管理するものに宛てられたものに限る。以下「受信電磁的記録」という。)の受信を確認させなければならない。

(事案の処理を要する受信電磁的記録の取扱い)

第21条　文書取扱責任者は、受信電磁的記録のうち、次章の規定により事案の処理を要するものにあっては、事務担当者に転送し、文書管理システムに登録させなければならない。

(受領した文書等の原本)

第21条の2　紙文書を第16条第1項本文の規定により収受したときは、文書管理システムに登録された電子文書を当該紙文書の原本とみなす。

第22条及び第23条　削除

(文書等の処理期限)

第24条　文書等は、すみやかに処理することを原則とし、処理に日数を要するものは、あらかじめ上司の承認を受けなければならない。

(起案の方法)

第25条　起案は、文書管理システムを利用して行うものとする。

(起案の要領)

第26条　文書等の起案は、次の各号に掲げるところによらなければならない。

(決裁の方法)

第27条　決裁の方法は、次に掲げるとおりとする。

第28条から第30条まで　削除

(回議および合議)

第31条　起案文書は、すみやかに決裁権者に回議しなければならない。

第32条　文書の合議を受けた所属長は、すみやかに同意または不同意を決定し、不同意のときは、主管する所属長と協議するものとする。この場合において、意見が一致しないときは直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(決裁年月日)

第32条の2　事務担当者は、文書管理システム以外を用いて起案文書の決裁を受けたときは、その年月日を決裁の手続きを終了した起案文書(以下「原議書」という。)の決裁欄に記載しなければならない。

(供覧の手続)

第32条の3　収受した文書等であって起案による処理を要しないものおよび報告すべき事項が記載され、または記録された文書等は、文書管理システムの供覧処理により上司に回付し、その閲覧に供しなければならない。ただし、文書管理システムにより難いものは、供覧用紙(様式第8号の2および様式第8号の3)を添付して上司に回付し、その閲覧に供することができる。

(発送および発信すべき文書等の整理簿記入)

第33条　文書取扱責任者は、発送または発信する文書等について、文書整理簿に必要な事項を記載し、記録し、または登録するとともに、紙文書にあっては当該紙文書に文書記号および文書番号を記載し、電磁的記録にあっては当該電磁的記録に文書記号および文書番号を記録しなければならない。ただし、軽易な文書については、これらの記入を省略することができる。

(原議書の浄書)

第34条　原議書および資料の浄書(校合を含む。)は、原則として主管課において行う。

(文書の施行者名)

第35条　文書の施行者名は、次に定めるところによる。

(公印の押印)

第36条　発送または発信する文書等のうち次に掲げるものには、公印を押印しなければならない。

(文書等の発送手続)

第37条　所属長は、文書等を郵送等で発送することができる。この場合においては、所属長は、文書取扱責任者に封入または梱包の上、郵便番号、宛先、発送課名等を明記させなければならない。

(文書等の使送等)

第38条　前条の規定にかかわらず、所属長は、使送等の方法により文書等を発送することができる。

(電磁的記録の発信)

第39条　所属長は、公印および契印の押印を要しないもの(秘密を保持する必要があるものを除く。)については、電子情報処理組織(組合の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。この条において同じ。)と組合以外の者の使用に係る電子計算機を電気通信回線で接続したものをいう。)を用いて電磁的記録を発信することができる。

(施行年月日)

第40条　起案者は、文書等の施行を終えたときは、その年月日を原議書に記載し、または文書管理システムに登録しなければならない。

(文書等の分類)

第41条　文書等の分類は、文書分類基準表(別表第1)のとおりとする。

(保存年限)

第42条　完結文書等の保存年限の区分は、法令(条例、規則等を含む。)等に特別の定めがあるものを除くほか、次の各号に定めるところによる。

(保存年限の起算日)

第43条　当該完結文書等となった日の属する年度(以下「完結年度」という。)の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理する完結文書等のうち、1月1日から3月31日までに完結文書等となったものに係る保存年限の起算日は、当該完結文書等となった日の属する年度の翌年度の4月1日とする。

(完結文書等の整理)

第44条　完結文書等は、文書分類基準表および小分類表に従い整理しなければならない。

(完結文書等および電磁的記録の整理方法)

第45条　完結文書にあっては当該完結文書となった日以後、速やかに、次に定めるところにより、指定ファイル(様式第11号)にとじ込み、整理しなければならない。

(完結文書等の保管)

第46条　完結文書等は、当該完結文書等となった日から当該完結文書等の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間(第44条第3項の規定により数年度分または数年分の完結文書等をまとめて整理した場合にあっては、最初に整理した完結文書等の当該完結文書等となった日から最後に整理した完結文書等の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間)、所属長が指定する保管庫その他適当な器具に収納して保管しなければならない。

(完結文書の保存)

第46条の2　所属長は、第46条の期間が経過した完結文書をとじ込んだ指定ファイル(以下「保存ファイル」という。)を適当な区分により整理し、書庫において保存しなければならない。

(電磁的記録の保存)

第46条の3　完結電子文書については、文書管理システムにより保存しなければならない。

(薄冊管理簿の作成)

第47条　所属長は、毎年度当初に前年度に第45条第1項の規程により整理が終了した指定ファイルまたは同条第2項の規程により整理が終了した完結電子文書について、簿冊管理簿(様式第12号)を作成しなければならない。この場合において、指定ファイルには一連の簿冊整理番号を付さなければならない。

(小分類表等の備え置き)

第48条　総務課長は、小分類表および簿冊管理簿の写しの提出を受けたときは、公文書検索目録として、閲覧場所に備え置かなければならない。

(保存年限の延長)

第49条　所属長は、完結文書等の保存年限が到来した場合であっても、引き続き当該完結文書等を保存する必要があると認めるときは、必要な期間に限り、当該完結文書等の保存年限を延長することができる。この場合において、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める期間が経過するまでの間保存年限を延長するものとする。

(担当事務の変更に伴う文書等の引継ぎ)

第50条　所属長は、その担当する事務が他の所属長の担当する事務となったときは、速やかに、新たにその事務を担当することとなった所属長に次に掲げるものを引き継ぐとともに、その旨を総務課長に通知しなければならない。

(完結文書等の廃棄)

第51条　所属長は、保存年限(第49条第1項の規定により保存年限が延長された場合にあっては、その延長に係る保存年限を含む。以下この条において同じ。)の到来した完結文書等を総務課長と合議の上、廃棄するものとする。