○若狭消防組合文書要綱
(平成29年4月1日本部訓令第1号)
改正
平成31年4月26日本部訓令第3号
令和元年12月27日本部訓令第3号
令和7年6月16日本部訓令第5号
目次
第1章　総則(第1条－第11条)
第2章　文書等の受領、配布および収受(第12条－第21条の2)
第3章　文書等の起案および合議(第22条－第32条の3)
第4章　文書の浄書、発送等(第33条－第40条)
第5章　文書等の保管、保存等(第41条－第51条)
附則

第1章　総則
(趣旨)
第1条　若狭消防組合(以下「組合」という。)における文書等の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(用語の定義)
第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　紙文書　情報を文字またはこれに代わるべき符号を用いて、永続すべき状態で紙等の上に記載したものをいう。
(2)　図画　情報を象形を用いて、紙等の上に表現したものをいう。
(3)　電磁的記録　電子的方式、磁気的方法その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(4)　文書等　職務上作成し、または取得した紙文書、図画および電磁的記録をいう。
(5)　電子文書　電磁的記録であって、第11号の文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものをいう。
(6)　起案文書　事案の処理について決裁を受けるため原案を記載した文書等をいう。
(7)　完結文書　事案の処理を終了した文書等(電子文書を除く。)をいう。
(8)　完結電子文書　事案の処理を終了した電子文書をいう。
(9)　完結文書等　完結文書および完結電子文書をいう。
(10)　課等　若狭消防組合消防本部組織および職務規則(昭和45年規則第3号)第3条に規定する課ならびに若狭消防組合若狭消防署組織および職務規程(昭和45年本部訓令第2号)第3条に規定する課および第9条に規定する消防分署をいう。
(11)　文書管理システム　文書等の収受、起案、決裁、保存その他の文書等の管理を総合的に行うためのシステムをいう。
(文書等による事案の処理の原則)
第3条　事案の処理は、文書等によることを原則とする。
(文書等の取扱い)
第4条　文書等は、正確かつ迅速に取扱い、常に事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。
(総務課長等の職務)
第5条　総務課長は、課等における文書の取扱いが適正に行われるよう指導しなければならない。
2　総務課長およびＤＸ推進室長は、課等における電磁的記録の取扱いが適正に行われるよう指導しなければならない。
(所属長の職務)
第6条　課等の長(以下「所属長」という。)は、課等における文書事務の適正な取扱いに留意しなければならない。
(文書取扱責任者)
第7条　各課等に文書取扱責任者を置く。
2　文書取扱責任者は副課長級の職員または主幹の職員をもって充てる。
3　文書取扱責任者は、上司の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。
(1)　文書等の収受または受信および発送または発信に関すること。
(2)　文書の審査に関すること。
(3)　完結文書等の整理、保管、保存等に関すること。
(4)　次条第1項の文書管理担当者の指導監督に関する事務
(5)　前各号に掲げるもののほか、文書事務の総括および改善に関すること。
(文書管理担当者)
第7条の2　各課等に文書管理担当者を置く。
2　文書管理担当者は、各所属長が、当該各課等に属する職員のうちから指定する。
3　文書管理担当者は、文書取扱責任者の指示を受けて、次に掲げる事務を処理する。
(1)　第47条第1項の規定による簿冊管理簿の作成等に関すること。
(2)　前号に掲げるもののほか、完結文書等の整理に関すること。
(文書の種類)
第8条　文書の種類は次のとおりとする。
(1)　法規文書
ア　条例　地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ　規則　地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2)　令達文書
ア　訓令　職務上指揮命令するために発する職員に対する命令で主として規程、要綱または要領形式をとるもの
イ　訓　職務上指揮命令するために発する職員に対する命令で規程、要綱または要領形式をとらなくてよいもの(軽易なものに限る。)または一時的に効力が生ずればよいもの
(3)　公示文書
ア　告示　法令、条例または規則に基づいて公示するもの
イ　公示　告示以外で公示するもの
(4)　指令文書　許可、認可、認定、承認、指定
(5)　往復文書　照会、回答、通知、依頼、送付、報告、申請、協議、証明、諮問、答申、通達、進達、届、勧告、建議
(6)　その他の文書　辞令、賞状、祝辞、式辞、契約書、法定書、その他の文書
(文書の記号および番号)
第8条の2　次の各号に掲げる文書には、当該各号に定めるところにより、記号および番号を付けなければならない。
(1)　条例、規則および訓令　記号はそれぞれ「若狭消防組合条例」、「若狭消防組合規則」および「若狭消防組合訓令」または「若狭消防組合本部訓令」とし、番号はその種類ごとに法規・令達番号簿（様式第1号）により、総務課において暦年による一連番号を付ける。
(2)　告示　記号は「若狭消防組合告示」とし、番号は告示番号簿(様式第2号)により、総務課において暦年による一連番号を付する。
(3)　指令　記号は「若消組指令〇」とし、番号は指令番号簿(様式第3号)により、各課等において年度による一連番号と付する。
(4)　前3号に掲げるもの以外の文書であって施行するもの(公告および軽易なものを除く)　記号は「若消組〇」とし、番号は文書管理システムを用いて文書整理簿(様式第4号)により、各課等において年度による一連番号を付ける。ただし、組合が収受した文書に基づき施行するものの番号は、第16条第1項の規定により割り振られた番号を付ける。
2　前項の〇で示す箇所は、所属長と総務課長が協議して定めた文字とする。
3　前条第5号の文書で秘密の扱いを要するものには、前項の規定により定めた文字の次に「秘」の文字を加えるものとする。
4　同一事業に関する照会、回答等の文書については、事業完了まで同一番号を用いるものとする。この場合において、当該事業が前年から継続するものについては、当該年を表す数字を記号の前に付けなければならない。
(法規文書等の周知)
第9条　法規文書および令達文書(公表するものに限る。)は、若狭消防組合公告式条例(昭和45年条例第1号)の規定により公示する。
2　令達文書は、供覧その他の方法をもって周知する。
(法規文書等の審査)
第10条　所属長は、次の各号に係る起案文書については、総務課長に合議し、その審査を受けなければならない。
(1)　議案
(2)　法規文書
(3)　令達文書
(4)　公示文書
(5)　契約書(重要なものおよび特殊なものに限る。)
2　前項第1号から第4号に係る起案文書のうち、予算および決算に係るものについては、総務課財政担当に合議し、その審査を受けなければならない。
3　第1項第3号および第4号に規定する起案文書のうちその内容が定型化し、例文とされているものであらかじめその案文について審査を受けているものについては、前2項の規定は、適用しない。
(法規文書以外の文書の書式)
第11条　法規文書以外の文書の書式は、別途定めるものとする。
第2章　文書等の受領、配布および収受
(組合に到達した文書等の受領)
第12条　組合に到着した文書等は、総務課において受領するものとする。
2　郵便または信書便による書類の送付に要する費用等の未納または不足の文書等で、官公署から発送されたものその他総務課長が必要と認めたものに限り、その未納または不足の料金を支払って受領することができる。
(課等に直接到達した文書等の受領)
第13条　課等に直接到達した文書等については、その課等が受領する。
2　所属長(総務課長を除く。)は、書留等の特殊郵便物を受領したときは、その受領を明確にする措置をとり、直ちに総務課長に引き継がなければならない。
(勤務時間外到達文書等の受領)
第14条　総務課の執務時間外において組合に到達した文書等は、当務責任者が受領し、総務課に引き継がなければならない。
(文書等の配布)
第15条　総務課は、第12条の規定により受領した、または前条の規定により引き継いだ文書等を、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。
(1)　「親展」または「秘」の表示のある文書等を除くすべての文書等および物品は、主管する課等(以下「主管課」という。)に配布する。
(2)　「親展」または「秘」の表示がある文書等は、開封することなく、消防長あてのものは総務課長に、その他のものは直接そのあて名の者に交付する。
(3)　2以上の課等に関係のある文書等および物品は、関係の最も深い課等に交付する。
2　前条の規定により受領した文書等のうち、主管課の明らかでないものがあるときは、すみやかに上司の指揮を受けなければならない。
(文書の収受)
第16条　主管課の文書取扱責任者は、文書の配布を受けたときは、直ちに閲覧し、自ら処理するものを除き、事務担当者に交付しなければならない。
2　事務担当者は、交付された文書に収受日付印を押印した後、電磁的記録に変換し、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、当該紙文書が電磁的記録に変換し難いときは、文書管理システムに当該紙文書の件名その他必要な事項を入力するものとする。
3　文書を受領した日時が、権利の得喪または変更に関係があるときは、受領した時刻を当該文書の余白に記入しなければならない。
(重要または異例の文書)
第17条　文書取扱責任者は、閲覧した文書のうち重要または異例のものがあるときは、前条の規定にかかわらず、直ちに上司の閲覧に供し、その処理についての指示を受けなければならない。
第18条　削除
(主管に属さない文書等の取扱い)
第19条　文書取扱責任者は、配布を受けた文書等のうち、その主管に属さないと認められるものがあるときは、その旨を付記して総務課に返さなければならない。
(電磁的記録の受信)
第20条　所属長は、文書取扱責任者に電磁的記録(電子メール(これに類するものを含む。)のアカウント(利用者を識別する符号をいう。)で所属で管理するものに宛てられたものに限る。以下「受信電磁的記録」という。)の受信を確認させなければならない。
(1)　少なくとも午前に１回および午後に１回、受信電磁的記録の受信を確認すること。
(2)　前号の規定により受信した受信電磁的記録の内容が主管する事務に属さないと認めるときは、当該受信電磁的記録に係る事務を主管課への転送その他適切な措置をとること。
(事案の処理を要する受信電磁的記録の取扱い)
第21条　文書取扱責任者は、受信電磁的記録のうち、次章の規定により事案の処理を要するものにあっては、事務担当者に転送し、文書管理システムに登録させなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、事務担当者は、文書管理システムを利用できない者が決裁を行う場合など、起案文書を文書管理システムにより回議することができない場合は、受信電磁的記録を用紙に印刷したものに収受日付印を押印し、文書管理システムに当該文書等の件名その他必要な事項を入力する方法により収受することができる。
(受領した文書等の原本)
第21条の2　紙文書を第16条第1項本文の規定により収受したときは、文書管理システムに登録された電子文書を当該紙文書の原本とみなす。
2　受信電磁的記録を第21条第2項の規定により収受したときは、電磁的記録を出力した用紙を当該電磁的記録の原本とみなす。
第3章　文書等の起案および合議
第22条及び第23条　削除
(文書等の処理期限)
第24条　文書等は、すみやかに処理することを原則とし、処理に日数を要するものは、あらかじめ上司の承認を受けなければならない。
(起案の方法)
第25条　起案は、文書管理システムを利用して行うものとする。
2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムにより難いものについては、起案用紙(様式第7号および第8号)または所属長が認める様式を用いることができる。この場合において、起案用紙に記入した内容については、文書管理システムに入力しなければならない。
3　起案の内容について必要があるときは、説明資料を添付しなければならない。
(起案の要領)
第26条　文書等の起案は、次の各号に掲げるところによらなければならない。
(1)　用語は、特殊なことばや堅苦しいことばを用いないで、日常一般に使われているやさしいことばを用いなければならない。
(2)　用語は、常用漢字によらなければならない。
(決裁の方法)
第27条　決裁の方法は、次に掲げるとおりとする。
(1)　電子決裁(電子文書である起案文書を文書管理システムにより回議し、決裁を受ける方法をいう。)
(2)　押印決裁(文書管理システムから出力した起案文書により回議し、押印を受け、決裁を受ける方法をいう。)
(3)　署名決裁(起案文書により回議し、署名または押印を受け、決裁を受ける方法をいう。)
(4)　会議(当該事案の意思決定関与者を招集して開催する会議の場において当該事案に係る決定案を示して発言を求める方法をいう。)
2　会議の方法で決裁があるときは、当該事実を記載した文書を作成し、第32条の3の規定の例により供覧し、または第25条の規定により起案するものとする。
第28条から第30条まで　削除
(回議および合議)
第31条　起案文書は、すみやかに決裁権者に回議しなければならない。
2　他の課等に関係のある起案文書は、若狭消防組合事務決裁規程(平成11年訓令第1号)第10条に定めるところにより、関係する所属長に合議しなければならない。
3　合議に際しては、必要に応じて事務担当者が持ち回るものとする。
第32条　文書の合議を受けた所属長は、すみやかに同意または不同意を決定し、不同意のときは、主管する所属長と協議するものとする。この場合において、意見が一致しないときは直ちに上司の指揮を受けなければならない。
(決裁年月日)
第32条の2　事務担当者は、文書管理システム以外を用いて起案文書の決裁を受けたときは、その年月日を決裁の手続きを終了した起案文書(以下「原議書」という。)の決裁欄に記載しなければならない。
(供覧の手続)
第32条の3　収受した文書等であって起案による処理を要しないものおよび報告すべき事項が記載され、または記録された文書等は、文書管理システムの供覧処理により上司に回付し、その閲覧に供しなければならない。ただし、文書管理システムにより難いものは、供覧用紙(様式第8号の2および様式第8号の3)を添付して上司に回付し、その閲覧に供することができる。
2　前項ただし書の規定により紙文書の閲覧に供した者は、上司の閲覧を終えたときは、供覧用紙に供覧終了欄にその年月日を記載しなければならない。
第4章　文書の浄書、発送等
(発送および発信すべき文書等の整理簿記入)
第33条　文書取扱責任者は、発送または発信する文書等について、文書整理簿に必要な事項を記載し、記録し、または登録するとともに、紙文書にあっては当該紙文書に文書記号および文書番号を記載し、電磁的記録にあっては当該電磁的記録に文書記号および文書番号を記録しなければならない。ただし、軽易な文書については、これらの記入を省略することができる。
(原議書の浄書)
第34条　原議書および資料の浄書(校合を含む。)は、原則として主管課において行う。
(文書の施行者名)
第35条　文書の施行者名は、次に定めるところによる。
(1)　法令の規定による権限の行使に係る文書は、権限を行使する者(法令の規定に基づき委任を受けた者を含む。)の名により施行すること。
(2)　前号の規定する文書以外の文書は、決裁権者の名により施行すること。ただし、文書の性質または内容により、これによりがたい場合には、決裁権者以外の者の名により施行することができる。
2　前項の規定にかかわらず、必要があるときは、組合または課等の名により施行することができる。
(公印の押印)
第36条　発送または発信する文書等のうち次に掲げるものには、公印を押印しなければならない。
(1)　法令等の規定により公印の押印が必要とされるもの
(2)　組合または相手方の権利義務または法的地位に重大な影響を及ぼすもの
(3)　事実証明に関するものその他その内容が真正であることを証明する必要が認められるもの
(4)　前3号に掲げるもののほか、特に公印の押印が必要であると認められるもの
2　前項の公印の使用については、若狭消防組合公印規則(昭和45年規則第2号)の定めるところによる。
(文書等の発送手続)
第37条　所属長は、文書等を郵送等で発送することができる。この場合においては、所属長は、文書取扱責任者に封入または梱包の上、郵便番号、宛先、発送課名等を明記させなければならない。
2　文書および物品の郵送については、郵便切手を使用し処理することができる。この場合においては、郵便切手管理簿(様式第9号)により整理しなければならない。
3　前2項の規定にかかわらず、現金等の郵送等での発送については、総務課長が行う。
4　第1項および第2項の規定にかかわらず、総務課長は、文書および物品(現金等を除く。)の郵送について、料金後納の方法によることができるものとする。
(文書等の使送等)
第38条　前条の規定にかかわらず、所属長は、使送等の方法により文書等を発送することができる。
(電磁的記録の発信)
第39条　所属長は、公印および契印の押印を要しないもの(秘密を保持する必要があるものを除く。)については、電子情報処理組織(組合の使用に係る電子計算機(入出力装置を含む。この条において同じ。)と組合以外の者の使用に係る電子計算機を電気通信回線で接続したものをいう。)を用いて電磁的記録を発信することができる。
2　所属長は、電磁的記録を発信する際は、文書取扱責任者に発信させなければならない。
3　文書取扱責任者は、電磁的記録を発信する際は、当該発信する電磁的記録が事前に決裁した内容と同一であるか確認しなければならない。
(施行年月日)
第40条　起案者は、文書等の施行を終えたときは、その年月日を原議書に記載し、または文書管理システムに登録しなければならない。
第5章　文書等の保管、保存等
(文書等の分類)
第41条　文書等の分類は、文書分類基準表(別表第1)のとおりとする。
2　所属長は、文書分類基準表をもとに、文書小分類表(様式第10号。以下「小分類表」という。)を作成しなければならない。
3　所属長は、前項の規定により1の年度において作成した小分類表の変更を必要とする事由が生じたときは、小分類表を修正しなければならない。
4　所属長は、第2項の規定により1の年度における小分類表を作成したときは、当該年度の4月30日までに総務課長に提出しなければならない。
5　総務課長は、前項の規定により小分類表の提出を受けたときは、当該小分類表を審査しなければならない。
(保存年限)
第42条　完結文書等の保存年限の区分は、法令(条例、規則等を含む。)等に特別の定めがあるものを除くほか、次の各号に定めるところによる。
(1)　永年
(2)　10年
(3)　5年
(4)　3年
(5)　1年
2　完結文書等の保存年限は、保存年限表(別表第2)の基準によるものとする。ただし、保存区分を特定し難い完結文書等については、各所属長が総務課長と協議のうえ定めるものとする。
(保存年限の起算日)
第43条　当該完結文書等となった日の属する年度(以下「完結年度」という。)の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理する完結文書等のうち、1月1日から3月31日までに完結文書等となったものに係る保存年限の起算日は、当該完結文書等となった日の属する年度の翌年度の4月1日とする。
(完結文書等の整理)
第44条　完結文書等は、文書分類基準表および小分類表に従い整理しなければならない。
2　完結文書等は、完結年度ごとに(完結年度ごとに区分することが適当でないものについては、暦年ごとに)整理しなければならない。
3　前項の規定にかかわらず、所属長は、必要があると認めるときは、数年度分(前項の規定により暦年ごとに整理するものについては、数年分)の完結文書等をまとめて整理することができる。
(完結文書等および電磁的記録の整理方法)
第45条　完結文書にあっては当該完結文書となった日以後、速やかに、次に定めるところにより、指定ファイル(様式第11号)にとじ込み、整理しなければならない。
(1)　完結文書は、完結年月日順にとじ込み、整理すること。
(2)　完結文書のうち2以上の分類にわたるときは、最も関係の深い指定ファイルにとじ込み、整理すること。
(3)　図画、写真等でとじ込むことが困難なものは、別に整理する等適切な処置をほどこし、関係文書にその旨を付記すること。
(4)　容量がぼう大であり、または完結文書等の一部が大きさを異にすること等により、1冊の指定ファイルにとじ込むことが困難であるときは、一連番号をつけて分冊することができること。
2　完結電子文書にあっては当該完結電子文書となった日以後、速やかに、文書管理システムによる完結処理を行わなければならない。
3　電磁的記録(電子文書を除く。)にあっては事案が終了した日以後、速やかにＤＸ推進室長が定めたその課等の共有フォルダ内に年度別および分類記号別にフォルダを作成し、個別のファイルを保存し、整理すること。
4　前項の規定による整理が難しい場合は、年度別および分類記号ごとに作成した磁気ディスク、シー・ディー・ロム等に作成年度、分類記号等を記載したラベルシールを貼り付け、これらを所属長が指定する場所に保管することができる。
(完結文書等の保管)
第46条　完結文書等は、当該完結文書等となった日から当該完結文書等の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間(第44条第3項の規定により数年度分または数年分の完結文書等をまとめて整理した場合にあっては、最初に整理した完結文書等の当該完結文書等となった日から最後に整理した完結文書等の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間)、所属長が指定する保管庫その他適当な器具に収納して保管しなければならない。
(完結文書の保存)
第46条の2　所属長は、第46条の期間が経過した完結文書をとじ込んだ指定ファイル(以下「保存ファイル」という。)を適当な区分により整理し、書庫において保存しなければならない。
2　所属長は、前項の規定にかかわらず、特に執務上必要がある保存ファイルについて、必要な期間、課等または所属長が指定する場所において保管することができる。
(電磁的記録の保存)
第46条の3　完結電子文書については、文書管理システムにより保存しなければならない。
2　電磁的記録については、第45条第3項または第4項に掲げる方法により保存しなければならない。
(薄冊管理簿の作成)
第47条　所属長は、毎年度当初に前年度に第45条第1項の規程により整理が終了した指定ファイルまたは同条第2項の規程により整理が終了した完結電子文書について、簿冊管理簿(様式第12号)を作成しなければならない。この場合において、指定ファイルには一連の簿冊整理番号を付さなければならない。
2　所属長は、簿冊管理簿を作成したときは、当該年度の6月30日までに簿冊管理簿の写しを総務課長に提出しなければならない。
(小分類表等の備え置き)
第48条　総務課長は、小分類表および簿冊管理簿の写しの提出を受けたときは、公文書検索目録として、閲覧場所に備え置かなければならない。
(保存年限の延長)
第49条　所属長は、完結文書等の保存年限が到来した場合であっても、引き続き当該完結文書等を保存する必要があると認めるときは、必要な期間に限り、当該完結文書等の保存年限を延長することができる。この場合において、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める期間が経過するまでの間保存年限を延長するものとする。
(1)　現に監査、検査等の対象となっているもの　当該監査、検査等が終了するまでの間
(2)　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの間
(3)　現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間
(4)　公開請求があったもの　若狭消防組合情報公開条例第6条に規定する公開請求または若狭消防組合個人情報保護条例(平成29年条例2号)第66条に規定する開示請求等に対する決定の日の翌日から起算して1年間
2　所属長は、前項の規定により完結文書の保存年限を延長したときは、当該完結文書をとじ込んだ保存ファイル(以下「保存年限延長ファイル」という。)について、文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。
3　所属長は、第1項の規定により完結電子文書の保存年限を延長したときは、文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。
4　第1項の規定による完結文書等の保存年限の延長は、総務課長においてもすることができる。この場合において、総務課長は、文書の保存年限を延長したときは、所属長にその旨を通知するものとする。
(担当事務の変更に伴う文書等の引継ぎ)
第50条　所属長は、その担当する事務が他の所属長の担当する事務となったときは、速やかに、新たにその事務を担当することとなった所属長に次に掲げるものを引き継ぐとともに、その旨を総務課長に通知しなければならない。
(1)　担当が変更された事務に係る文書等でその保管または保存に係るもの
(2)　前号の事務に係る簿冊管理簿
2　前項の場合において、主管する所属長は、担当事務の変更に係る完結文書等で総務課長に引き継いだものに係る簿冊管理簿を新所属長に引き継ぐとともに、その旨を総務課長に通知しなければならない。この場合において、総務課長は、必要と認めるときは、当該完結文書等を主管する新所属長に引き継ぐものとする。
3　前2項の場合において、主管する新所属長は、速やかに、その引継ぎに係る第１項第１号に掲げるものについて、新たに簿冊管理簿を作成し、総務課長に提出しなければならない。
4　第1項に規定する場合において、同項に掲げるものの引継ぎを受ける課等が明確でないときは、総務課長が、その引継ぎを受けるべき課等を指定する。
(完結文書等の廃棄)
第51条　所属長は、保存年限(第49条第1項の規定により保存年限が延長された場合にあっては、その延長に係る保存年限を含む。以下この条において同じ。)の到来した完結文書等を総務課長と合議の上、廃棄するものとする。
2　前項の場合において、所属長は、簿冊管理簿に廃棄年月日を記載し、その旨を総務課長に連絡しなければならない。
3　所属長は、保存年限が到来していない完結文書等であっても、引き続き保存する必要がないと認める完結文書等については、総務課長と合議して廃棄することができる。
4　所属長は、完結文書を廃棄するときは、焼却、溶解、裁断その他確実に廃棄することができると認められる方法により廃棄しなければならない。
5　所属長は、完結電子文書および電磁的記録を廃棄するときは、消去、保存媒体の破壊その他確実に廃棄することができると認められる方法により廃棄しなければならない。
附　則
この訓令は、公布の日から施行する。
附　則(平成31年4月26日本部訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附　則(令和元年12月27日本部訓令第3号)
この訓令は、令和2年1月1日から施行する。
附　則(令和7年6月16日本部訓令第5号)
(施行期日)
1　この訓令は、令和7年7月1日から施行する。
(経過措置)
2　この訓令による改正前の若狭消防組合文書要綱の規定に基づき作成および保存された文書等の取扱いについては、なお従前の例による。
3　この訓令による改正後の若狭消防組合文書要綱の規定による取扱いが難しい文書等として消防長が認める文書等の取扱いについては、なお従前のとおりとする。
別表第1(第41条関係)
　大分類ＡＢＣＤ
中分類　総務人事財政予防
0庶務職員予算庶務
1議会任免決算防火対象物
2監査服務出納消防同意
3争訟給与財産防火管理
4行事・儀式研修起債消防用設備等
5総合企画福利厚生補助金危険物
6組織運営人事評価契約移譲事務
7労務人事一般財務一般法令
8法制執務　　査察
9消防協会　　違反処理
10総務一般　　広報
11　　　音楽隊
12　　　各種団体
13　　　火災調査
14　　　教養・教育
15　　　消防長会
16　　　予防一般
　　　　　　
　大分類ＥＦＧ　
中分類　警防情報指令若狭消防署　
0庶務庶務庶務　
1法令災害情報予防　
2施設整備他機関ネットワーク警防　
3警防一般統計救急　
4原子力気象情報救助　
5緊急消防援助隊消防救急無線火災　
6国民保護指令システム消防団　
7警防分科会法令外部団体　
8統計その他防災　
9救急　警戒　
10救助　　　
11その他　　　
別表第2(第42条関係)
保存区分永年10年5年3年1年
文書種別
　　消防行政の基本に係る文書で、10年を超えて保存が必要な文書事務事業の執行に係る特に重要な文書で、10年の保存期間が必要な文書事務事業の執行に係る重要な文書で、5年の保存期間が必要な文書事務事業の執行に係る重要な文書で、3年の保存期間が必要な文書事務事業の執行に係る簡易な文書で、1年の保存期間が必要な文書
消防行政全般に関するもの　　　　　
　消防組合議会に関するもの重要なもの○　　　
　消防組合史の資料となるもの○　　　　
　官報、県報○　　　　
　儀式に関するもの○　　　　
法令に関するもの　　　　　
　条例、規則、告示、訓令、訓の原議ならびに関係書類○　　　　
　国または県の訓令、指令、例規、重要な通知および往復文書必要のあるもの　　　　
　異議の申立、訴願、訴訟、および若いに関するもの重要なもの○　　　
人事に関するもの　　　　　
　階級、進退、賞罰、身分等に関するもの重要なもの○　　　
　退隠料および遺族扶助料に関するもの○　　　　
　褒賞に関するもの○　　　　
　給与に関するもの　　重要なもの○○
　遅参、早退、休暇等の届けに関するもの　　　　○
　欠勤、忌服、身分、住所等の届けに関するもの　　　　○
　一時的な願い、届けその他これに類するもの　　　　○
財務に関するもの　　　　　
　予算、決算および出納に関するもの特に重要なもの重要なもの　○　
　支出負担行為および支出命令に関するもの特に重要なもの重要なもの○　　
　財産、公の施設に関するもの重要なもの　○　　
　組合債に関するもの○　　　　
　工事に関するもの特に重要なもの○　　　
　物品に関するもの　　○　　
　備品の出納に関するもの　重要なもの　　　
　寄附受納に関するもの重要なもの　○　　
　補助金に関するもの　重要なもの○　　
事務事業に関するもの　　　　　
　事業および事業計画に関するもの重要なもの　○　　
　事務引継ぎに関するもの必要のあるもの　　　　
　文書の保存に関すること○　　　　
　文書の収受に関すること　　重要文書に係るもの　○
　文書の発送に関すること　　　　○
　調査、統計、報告、証明に関するもの特に重要なもの重要なもの○簡易なもの　
　認可、許可または契約に関するもの必要のあるもの○　　　
　照会、回答その他往復文書に関するもの　　　○簡易なもの
　復命に関するもの　　　○　
　原簿、台帳等法令に基づくもの、特に重要なもの　　　　
　日誌　　　　○